Orden y caos no son opuestos, son complementarios

Cuando se trata de Productividad Operativa, el orden y el caos son una dualidad interdependiente en el proceso de creación de valor y el crecimiento de una organización.

Lo que nos lleva a preguntarnos, ¿cuánto orden y cuánto caos es necesario en una organización?

Esta pregunta no es trivial.

A nivel estratégico, cuando un cambio en el entorno de la organización (nuevas tecnologías, crisis económicas, oportunidades del mercado, crecimiento acelerado, etc.) exige revisar y replantear las estrategias y la operación actual, él o los responsables por la estrategia, definitivamente, tienen que abrazar el caos; el caos que implica el descubrimiento de nuevos caminos, aprender cosas nuevas, crear nuevas visiones. Este proceso es caótico y nos hace vulnerables, nos saca de nuestra zona de confort, de lo conocido, cuando de alguna forma sabemos que nuestras creencias o conocimientos son insuficientes para abordar los retos que se nos presentan, necesitamos tiempo y energía que a veces no tenemos. Eso es caos, un caos que se multiplica si en nuestro ámbito de actuación, el poder para hacer los cambios es compartido, es decir, no tenemos el poder suficiente para acceder a todos los recursos cognitivos, economicos, relacionales y organizacionales necesarios para responder a la amenaza o la oportunidad que se nos presenta.

Una vez que este proceso de creación o de producción estratégica culmina, viene el proceso de alinear a la organización con las nuevas estrategias, caminos, acciones y objetivos, y aquí viene otro nivel de caos, el que deviene de la necesaria adopción de nuevas prácticas, estándares, cambiar procesos, productos o servicios, eliminar lo innecesario, rediseñar e implementar indicadores de gestión, desempeño y resultados, cambiar los sistemas de delegación, crear, ajustar, integrar o desmontar sistemas y automatizaciones, reentrenar personas, cambiar políticas, etc.

Realizado todo este ciclo, viene el orden, la satisfacción, el respiro, ¿por cuánto tiempo? Nadie lo sabe realmente, pero se siente bien mientras dura. Este ciclo es el ciclo positivo de interdependencia entre el orden y el caos.

Él o los responsables por la estrategia pueden trivializar, ignorar o rechazar el caos necesario, está bien, hay contextos en donde hacer eso no es una excepción, es la regla; Sin embargo con este acto están externalizando el caos a sus clientes, a sus colaboradores y a los resultados de la organización en su conjunto.

La trivialización de un entorno que cambia, es muy fácil de hacer, te da paz y ciertamente trae consigo una sensación de orden que se siente bien hasta que llegan las consecuencias.

Las consecuencias vienen con un tipo de caos diferente, angustioso, frustrante, un caos que te explota en la cara, que te pone a dar excusas, a mentir y a esconderte, sí, y a quitarle la señal azul al Whatsapp.

La frustración de que para que las cosas salgan bien tienes que hacerlo tú, que no puedes confiar en nadie y debes tomar decisiones hasta para las cosas más irrelevantes.

¿Qué está pasando? El 90% de las veces no es que tus colaboradores son poco inteligentes o que tienen problemas en sus relaciones interpersonales, no es que sin tu inteligencia prodigiosa nada funciona, es que sencillamente no abrazaste el caos de diseñar una estrategia, explicarla, implementarla y alinear a la organización para que la ejecute, cuando debiste haberlo, y trasladaste esa responsabilidad a las personas de tu organización.

Afortunadamente, nunca es tarde para romper este círculo vicioso. Lo primero, es hacerte consciente del problema, si lo tienes, y puedes estar absolutamente seguro de que podrás salir del caos operativo y sentir el buen orden.

Dependiendo del nivel en la organización en que te encuentras, del tamaño de tu organización y de la criticidad de tu operación, dedica algo de tiempo a reflexionar sobre lo siguiente:

• ¿Tengo un proceso de definición estratégica adecuado a mi contexto?
• ¿Tengo una estrategia clara y escrita, dinámica y accesible para todos los involucrados?
• ¿Tengo un mecanismo que les permita a mis colaboradores, clientes cercanos y de confianza, opinar sobre la estrategia, sus capacidades y limitaciones para ejecutarla?
• ¿Mis colaboradores entienden realmente la estrategia a un nivel que le permita hacerla suya y cuál es el rol que cumplen en su ejecución a nivel individual y como equipo?
• ¿Qué puedo hacer para que mi ejecución y las de mis colaboradores sea más eficiente en su día a día?

Existen muchas metodologías de definición y formulación estratégica aplicables a contextos diversos, pero no es el objetivo de este post ahondar sobre eso. En un post posterior me dedicaré a este tema.

Aquí estamos hablando del proceso de alineación de las operaciones con la estrategia, monitorear su ejecución, identificar desviaciones, detectar problemas antes de que se presenten, también implica el mejoramiento continuo de los procesos, de los flujos de información, de la calidad de los sistemas y la automatización de procesos, del uso de la inteligencia artificial en los ámbitos en donde sea aplicable, de los procesos de calidad en la producción de bienes y servicios, de la atención a los usuarios o beneficiarios. De todo estos aspectos se encarga la ciencia y el arte de Productividad Operativa.

Dedica un tiempo a reflexionar sobre lo siguiente:

• ¿Tengo un plan de mejora operativa alineado con mi estrategia?
• ¿Estoy destinando los recursos y el tiempo necesario para abordar e implementar ese plan?
• ¿Cuánto me está costando mantener una operación ineficiente?
• ¿Estoy fomentando en mis colaboradores un ambiente de productividad progresiva y de innovación?
• ¿Tengo un proceso que me permita alinear la estrategia con las operaciones de forma más productiva, más rápida, más rentable?

Tal como lo mencioné en la perspectiva estratégica existen múltiples prácticas, metodologías, disciplinas y tecnologías que intervienen en el desarrollo y ejecución de la Productividad Operativa, no los abrumaré por ahora con este tema. Me comprometo a profundizarlo en próximos post.

El mensaje clave de este post es que las crisis de Productividad Operativa son totalmente evitables y manejables, con la actitud, las distinciones y, en ciertos casos, el apoyo adecuado.

Por último, quisiera agradecer a Miguel Montalván, excelente mentor y conferencista al que tuve la oportunidad de escuchar en el ultimo Perú Bussiness Fest, quién con sus palabras me hizo reflexionar sobre el orden y el caos y este post es producto de esa reflexión, Gracias Miguel.

Abrazos.